Et sortir la tête de l’eau.
Les sujets de la gestion du temps et de l’organisation sont vastes, avec des ramifications très profondes. Nous pouvons aller toujours plus loin pour nous améliorer, être encore plus productif, efficace, aligné.
Pourtant parfois, ce dont on a vraiment besoin, c’est tout simplement de sortir la tête de l’eau le plus rapidement possible.
Cet article a pour objectif de vous donner quelques tips. Des outils à appliquer dans ces situations dans lesquelles on a le sentiment d’être débordé au point de ne plus savoir par où commencer, et que la charge mentale a pris le pas sur nos capacités de réflexion.
1. STOP : faites une pause
S'il n'y a qu'un conseil à retenir c'est celui là. Quand la charge mentale se fait si forte que l’on ne sait plus par où commencer, il est urgent de faire une pause.
Cela permet de désamorçer le stress, prendre un pas de recul, et retrouver la clarté de la réflexion.
C’est la première étape pour sortir la tête de l’eau et reprendre le contrôle sur ses tâches et sur son temps.
L’idéal est une pause de 5 minutes qui permet de se ressourcer et de faire descendre les hormones du stress. Ici, toutes les activités calmantes sont les bienvenues: cohérence cardiaque, méditation, aller marcher quelques pas dehors. L’idée est de permettre à votre cerveau de prendre du recul et de penser à autre chose. Si vous n’avez pas (encore) 5 minutes, une minute de respiration abdominale, yeux fermés, aide à se recentrer.
Pour être plus serein sur le long terme, je vous invite à faire de ces pauses une seconde nature. De la même façon qu’un moteur qui chaufferait trop, notre cerveau a besoin de ces soupapes pour se relâcher, redescendre en activité, et finalement maintenir ses capacités de réflexion et de concentration.
Quelques minutes avant une réunion, un temps d’attente avant un entretien ou à la boulangerie, vous pouvez faire de tous ces micro moments des sas de décompression. Cela permet d’être plus serein sur le long terme, et même de switcher d’état d’esprit quand vous le souhaitez.
Une journée qui a mal commencé peut (très) bien continuer, telle celle du joueur de tennis mené deux sets à zéro qui remporte finalement le match, après une pause et un changement d’état d’esprit bienvenus.
2. Commencez par terminer
Une fois la pause effectuée, vous devriez déjà y voir un peu plus clair.
L’important à présent c’est d’avancer, de “descendre” votre to-do list.
Pour ce faire, le plus simple c’est de terminer des tâches. Souvent la surcharge mentale provient du mal nommé multitasking, où nous sautons d’une tâche à l’autre et avons une multitude de tâches “ouvertes” dans notre cerveau.
tel la puce d’un ordinateur celui ci a un maximum de mémoire vive, et trop de tâches en cours finit par le ralentir, voir l’épuiser
Il est donc urgent de terminer, pour reprendre la métaphore de l’ordinateur, il s’agit de fermer des onglets, des applications, pour récupérer de la mémoire.
La satisfaction de rayer des tâches de la to-do vous permet également de reprendre confiance et vous mettre dans une dynamique positive.
3. Commencez par ce qui est urgent... et simple
Dans le prolongement de “commencez par terminer”, il est intéressant de se demander quelle tâche terminer. En effet être débordé signifie souvent avoir de nombreuses tâches en cours.
Le plus efficace est alors de choisir des tâches à la fois urgentes et simples.
Se focaliser sur les tâches urgentes, parce que la satisfaction de les avoir terminées sera d’autant plus importante, et le sentiment d’avancer aussi.
Et privilégier les tâches simples pour aller vite, tout en diminuant le risque d’échec, ce qui renforce confiance et satisfaction.
Les moments de surcharge fortes réduisent notre bande passante, nos capacités cognitives, ce n’est donc pas le moment idéal pour résoudre un problème épineux.
4. Anticipez les prochaines fois
La clé de la gestion du temps est l’anticipation. Une fois sorti du bourbier du débordement et de la surcharge mentale, il s’agit donc d’adopter une approche de prévention, et d'éviter que cela se reproduise.
Vous pouvez donc programmer un point organisation avec vous-même:
- priorisez vos tâches en fonction de vos objectifs moyen et long terme
- classez les par ordre d’urgence et d’importance
- prévoyez des plages de temps dans votre agenda pour les traiter
- faites des points réguliers pour évaluer votre efficacité en matière de gestion du temps, et affiner votre organisation
La gestion du temps est un sujet vaste et complet, et une fois la tête sortie de l'eau il peut être tentant d'approfondir.
Pour encore mieux gérer notre temps il est intéressant de prendre également en compte nos objectifs long terme, nos voleurs de temps, nos productivité et concentration.